Archivalien werden erschlossen, um Informationen zu bestimmten Themen finden zu können. Dazu erhält jede Akte oder andere Einheit, etwa ein Briefbündel in einem Nachlass, eine fortlaufende Nummer. Sie bildet zusammen mit dem Namen des jeweiligen Bestands die Signatur und ermöglicht das Auffinden.

Neben der Signatur trägt die Archivalie einen Titel. Im Fall von Akten ist er oft schon vorgegeben, wird aber mit einer Durchsicht auf Stimmigkeit überprüft, ansonsten aus dem Inhalt abgeleitet. Die Daten des ältesten und jüngsten enthaltenen Dokuments ergeben die Laufzeit.

Wenn bei der Durchsicht besonders interessante oder thematisch abweichende Dokumente aufgefallen sind, kann in einem Enthält-Vermerk darauf hingewiesen werden. So fand sich in einer Bauakte aus dem Depositum Pfarrarchiv Ebsdorf eine der seltenen barocken Architekturzeichnungen. Mit ihr dokumentierte der Marburger Maurermeister Christian Schoen 1739 den Bestand und einen geplanten Umbau der Pfarrkirche in Ebsdorf.

Bestandsaufnahme und Umbauplan der Kirche in Ebsdorf von Christian Schoen, 1739.
In: Depositum E 1 Pfarrarchiv Ebsdorf Nr. 218

Aus den so gesammelten Daten wird für jeden Bestand ein Findbuch erstellt, das als Druck und in digitaler Form vorliegt. Nach den Daten kann im Portal der Deutschen Digitalen Bibliothek und im Archivportal Europa recherchiert werden.

Das Landeskirchliche Archiv Kassel verfügt über etwa 2.500 lfd. m Archivalien, von denen rund Zweidrittel erschlossen sind. Für Recherchen können unter anderem etwa 155.000 Datensätze und 53.000 digital zugängliche Fotos genutzt werden.